会計システムの選び方｜「理想の業務フロー」からSaaS導入を成功させる秘訣
- 3月30日
- 読了時間: 7分
「インボイス制度や電子帳簿保存法への対応で、現場が疲弊している……」
「会計ソフトを新しくしたけれど、結局Excel作業が減っていない」
バックオフィスのデジタル化が進む一方で、このようなご相談が後を絶ちません。実は、会計システムの選定で最も大切なのは「機能の比較」ではなく、「理想の業務フロー」を先に描くことにあります。
この記事では、数多くのSaaS選定・導入を支援してきたレジリエントの視点から、失敗しない会計システムの選び方と、業務効率を劇的に変える設計のポイントを徹底解説します。
Contents
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会計システムがバックオフィスで果たす「5つの役割」とは
会計システムは単に「決算書を作るための道具」ではありません。現代のバックオフィスにおいては、「経営判断のスピードを上げる情報基盤」としての役割が期待されています。
会計システムの5つの役割
帳簿作成の圧倒的な効率化：手入力を減らし、リアルタイムな記帳を実現します。
業務の標準化：誰が担当しても同じ精度でアウトプットが出る仕組みを作ります。
ヒューマンエラーの削減：転記ミスや計算ミスなどの「人間特有のリスク」を排除します。
財務情報の可視化：経営層が「今」の数字を把握し、迅速な意思決定を可能にします。
内部統制の強化：改ざん防止やログ管理により、企業の信頼性を担保します。
特に昨今では、守りの会計から「攻めの会計」へ転換するために、データの可視化と統制強化の重要性が一段と高まっています。
なぜ今、会計システムの見直しが急務なのか？
多くの企業がシステムの刷新に動いている背景には、無視できない「外部環境の変化」と「内部の限界」があります。
急激な環境変化への対応
法制度への完全対応
インボイス制度や電子帳簿保存法により、デジタルデータでの保存が義務化されました。紙やExcel中心の運用では、コンプライアンス維持が困難になっています。
SaaS連携の一般化
銀行口座、クレジットカード、請求書発行システムなど、外部データと自動連携させることが「当たり前」の時代です。
深刻な人材不足
バックオフィス人材の採用難が続く中、属人化したアナログ業務を放置することは、事業継続における最大のリスクとなります。
現場で顕在化する課題
「今のままでも何とかなっている」と思っていても、現場では以下のような課題が潜んでいます。
「特定の人しかやり方がわからない」という業務の属人化
複数のExcelファイルをまたいだ転記作業による業務の複雑化
月次決算のたびに発生する深夜残業とミスへの不安
【実践】システム選定前に行う業務フロー整理：3つのステップ
会計システムを選ぶ際に大切なのは、システムを入れた後「理想の業務フロー」が実現するかどうかです。
ステップ1：現状の業務フローを「見える化」する
まずは業務が発生してから完了に至るまでの、すべてのプロセスを書き出しましょう。
「誰が」「いつ」「どのツールで」作業しているのかを可視化すれば、自ずと課題や解消すべきポイントが見えてきます。
ステップ2：非効率な業務を特定する
可視化したフローの中から、減らしても問題のない非効率な作業を特定します。
PDFの数字をExcelに入力し直す作業
システム間のデータをCSVで書き出して加工する手間
ステップ3：理想のフローを再設計する
現状の延長線上ではなく、「もし制約がなかったらどうしたいか」を考えてみましょう。
「データを一元管理できる状態にする」
「手作業を減らし、自動化できる部分を増やす」
「リモートでも対応可能な業務体制にする」
「他ソフトとの連携を可能にする」
この「理想の姿」が、システム選定における重要な判断基準となります。
会計システム選定時によくあるご質問
特にお問い合わせの多いポイントを整理しました。
Q1．クラウド型とオンプレミス型のどちらが良いですか？
A．業務のスタイルにもよりますが、リモート勤務や外部連携を重視してクラウド型を選ぶケースが増えています。
「社内にサーバーがある方が安心」という声もあります。しかし、近年ではリモートワークや他システムとの連携スピードを重視して、柔軟性の高いクラウド型を選択する企業が増えています。
Q2．クラウド型の特徴とメリットはなんですか？
A．インターネット環境があればデバイスを選ばず利用でき、導入や運用のハードルが低い点が大きな魅力です。
クラウド型のシステムは、オフィス以外の場所からでもリアルタイムにアクセスできるのが大きな特徴と言えるでしょう。また、システム専任の担当者が不在でも管理しやすく、保守・運用コストを最小限に抑えられます。
Q3．税理士が使っているソフトに合わせるべきでしょうか？
A．「自社の業務効率」を最優先に考え、その上で連携方法を相談しましょう。
会計事務所の指定に合わせて、自社の現場が紙や手入力などのアナログな作業を強いられては本末転倒です。「理想の業務フロー」を実現できる仕組みを作った上で、連携方法を相談しましょう。共有アカウントの活用などにより、リアルタイムでの確認体制を構築する方法もあります。
Q4．システムを変えれば、人手不足は解消しますか？
A．システムは「土台」です。業務の自動化と外部委託を組み合わせることが鍵となります。
適切なシステムの導入と自動化を進めれば業務負担は軽くなりますが、人間による判断や対応が必要な工程は必ず残るものです。残った定型業務はBPOなどの外部委託を利用するなど、「システム×体制」の両輪で見直すことが人手不足解消の近道です。
【事例紹介】バラバラなシステムを統合し、フルリモートを実現
実際にレジリエントの「オフィス番」で支援した改善事例をご紹介します。
導入前の課題
ご相談いただいた企業様では、会計・経費・給与のシステムが別々で、毎月多くの手作業が発生。また、インストール型のソフトだったため、経理担当者は出社前提の業務体制となっていました。
解決に向けたアプローチ
業務整理：すべての業務を洗い出し、人的ミスの原因を特定。
クラウドシリーズへの統一：会計・経費・給与を同一シリーズのクラウド型システムに一新。
自動化フローの再設計：データがシームレスに流れる「入力不要」な環境を構築。
導入後の効果
ミスと工数の削減：自動仕訳により入力作業が減り、人的ミスも解消。
柔軟な働き方：完全リモートワークが可能になり、働き方の柔軟性も向上。
ペーパーレス化：電子帳簿保存法に対応し、領収書の原本管理の手間がなくなった。
まとめ｜会計システムの選び方は「理想の業務フロー」から逆算する
法改正や人手不足といった環境変化に対応するには、従来の慣習や外部の指定に縛られるのではなく、自社の業務を可視化し、データ連携と自動化を前提とした仕組み作りが欠かせません。
システムはあくまで手段であり、その活用方法によって成果は大きく変わります。理想の形から逆算した設計を行い、必要に応じて業務の外注化も視野に入れながら、強固で柔軟なバックオフィス体制を実現しましょう。
システム選定も初期設定も『オフィス番』におまかせください
レジリエント株式会社では、『オフィス番 SaaS選定・導入』として、自社に合ったシステムの選定から初期設定のご支援まで行っています。
「何から手をつければいいか分からない」
「今の業務フローを見直して」
などのご相談も大歓迎です。バックオフィスの悩みから解放され、本来の事業成長に集中できる環境を一緒に作りましょう。
