経費精算書の書き方を記入例付きで解説｜必要項目と差し戻しを防ぐポイント
- 2 日前
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更新日：1 日前
「摘要欄に『打ち合わせ代』としか書かれておらず、誰との打ち合わせか分からない」
「領収書の不足や記入漏れで、毎月同じ申請を差し戻している」
経費精算では、このような悩みが少なくありません。申請者は必要な内容を書いたつもりでも、経理担当者から見ると、支払先や目的、金額の根拠が分からない場合があります。
経費精算書は、従業員が業務のために立て替えた費用を会社へ申請し、上司や経理担当者が内容を確認するための書類です。書き方が統一されていないと、申請者への問い合わせや差
し戻しが増え、経理処理や月次決算にも影響します。
本記事では、経費精算書の主な項目と書き方を費目別の記入例とともに解説し、差し戻しを減らす方法も紹介します。
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経費精算書とは？役割と主な種類
経費精算書は、従業員が立て替えた業務上の費用を会社へ申請するための書類です。会社は申請内容と領収書などを確認し、社内ルールに沿って精算します。ここでは、作成目的と主な種類を説明します。
▮経費精算書を作成する目的
経費精算書は、立替費用が業務上必要な支出かを確認し、正しい金額を精算するための書類です。
経費精算書には、支払日、支払先、金額、支出内容、目的などを記載します。上司や経理担当者は、これらの情報と領収書などを照らし合わせ、会社の経費として処理できるかを判断します。
内容が分からないまま精算すると、私的な支出との区別がつかない、適切な勘定科目を選べない、同じ費用を重複して処理するといった問題が起こりかねません。
また、経費精算書には、従業員への払い戻しだけでなく、支出内容と承認の経緯を記録する役割もあります。
▮経費精算書の主な種類
経費精算に使う書類の名称や形式は会社によって異なります。一般的には、次のような種類があります。
種類 | 主な用途 |
経費精算書 | 備品購入、会議費、通信費など、一般的な立替経費を申請する |
交通費精算書 | 電車、バス、タクシーなどの交通費を申請する |
出張旅費精算書 | 出張に伴う交通費、宿泊費、日当などを申請する |
仮払精算書 | 事前に受け取った仮払金と、実際に使用した金額との差額を精算する |
すべての経費を一つの書式で申請する会社もあります。古い書式が使われないよう、最新の様式と提出先を共有しておきましょう。
経費精算書に必要な項目と基本的な書き方
経費精算書には、誰が、いつ、どこで、何のために、いくら支払ったのかを記載します。必要な項目は会社によって異なるため、自社の書式とルールを確認しましょう。ここでは、一般的な記載項目と書き方を説明します。
▮経費精算書に記載する主な項目
一般的な経費精算書には、次のような項目を設けます。
項目 | 記載する内容 |
申請日 | 経費精算書を提出する日 |
申請者名 | 費用を立て替えた従業員の氏名 |
所属部署 | 申請者が所属する部門 |
支払日 | 実際に費用を支払った日 |
支払先 | 商品やサービスを購入した店舗・企業名 |
費目 | 交通費、会議費、消耗品費など |
金額 | 実際に支払った金額 |
摘要 | 支出の内容や業務上の目的 |
関連案件・相手先 | 費用に関係するプロジェクト、訪問先、接待・会議の相手先など |
添付書類 | 領収書や利用明細などの有無 |
承認欄 | 上司や責任者による確認・承認 |
すべての会社で同じ項目が必要になるわけではありません。自社で経費として認める範囲、申請期限、承認者、添付書類などを決め、書式とルールを一致させます。
▮摘要欄は内容・目的・相手先が分かるように書く
摘要欄には、経理担当者が後から見ても、支出内容や業務上の目的を判断できる情報が必要です。会議費や接待交際費では相手先や参加者、交通費では訪問先や利用区間なども記載します。
たとえば、「打ち合わせ代」だけでなく、次のように具体化しましょう。
例）株式会社Aとの商品説明打ち合わせ／参加者4名／飲食代交通費では、利用区間や訪問先、目的を明記します。
例）東京駅から新宿駅まで／株式会社B訪問／往復摘要欄に必要な情報は、費目や社内ルールによって異なります。申請者によって情報量に差が出ないよう、費目別の記入例も用意しておくとよいでしょう。
▮領収書などの添付書類を確認する
経費精算書を提出するときは、会社のルールに従って、領収書や利用明細などを添付します。
主な添付書類には、次のようなものがあります。
店舗やサービス提供者が発行した領収書・利用明細
クレジットカード会社や決済事業者の利用明細
交通系ICカードの利用履歴
宿泊施設や交通機関が発行した明細
出張の予定や訪問先が分かる資料
クレジットカード会社の利用明細書は、一般に適格請求書の記載事項を満たさないため、その保存だけでは仕入税額控除を受けられません。原則として、店舗などが発行した適格請求書等の保存も必要です。
領収書がない場合の扱いは、会社の規程によって異なります。紛失届や支払証明書などによる申請を認める会社もあるため、代替手続きの有無を決めておきましょう。
メールに添付されたPDFや、ウェブサイトからダウンロードした領収書など、電子的に受け取った取引データは、電子帳簿保存法の要件に沿ってデータのまま保存します。
【記入例】費目別に見る経費精算書の書き方
支払先、内容、目的は、第三者にも分かるように記載します。ここでは、交通費、会議費・接待交際費、消耗品費・出張費の記入例を紹介します。
費目 | 記載する主な項目 | 摘要の記入例 |
交通費 | 利用日、区間、交通手段、訪問先、目的 | 東京駅―新宿駅／株式会社A訪問／往復 |
会議費 | 相手先、参加者、人数、目的 | 株式会社Bとの商品説明打ち合わせ／参加者4名 |
接待交際費 | 相手先、参加者、人数、目的 | 株式会社C営業部との情報交換会／当社2名・先方2名 |
消耗品費 | 購入先、品名、数量、用途 | USBメモリ2個／オンラインセミナー運営用 |
出張費 | 出張先、期間、目的、交通・宿泊内容 | 大阪出張／株式会社D訪問／7月10～11日 |
▮交通費の記入例
交通費には、利用日、出発地と到着地、交通手段、訪問先、業務上の目的を記載します。
例）7月15日／東京駅―新宿駅／電車／株式会社A訪問／往復通勤定期券の区間と重なる場合は、会社のルールに沿って申請しましょう。タクシー利用時には、乗車区間に加えて利用理由を求められることもあります。
▮会議費・接待交際費の記入例
会議費や接待交際費では、支払先だけでなく、相手先、参加者、人数、目的が分かるように記載します。
例）
・会議費：株式会社Bとの新商品打ち合わせに伴う飲食代／参加者4名
・接待交際費：株式会社C営業部との情報交換会／先方2名・当社2名会議費と接待交際費の区分は、金額だけで決まるものではありません。支出の目的や参加者、内容を確認し、判断に迷う場合は経理担当者へ確認しましょう。
▮消耗品費・出張費の記入例
消耗品費には、品名、数量、用途の記載が必要です。
例）USBメモリ2個／オンラインセミナー運営用「備品購入」だけでは、何を何のために購入したのか判断できません。複数の商品を購入した場合は、主な品目や用途が分かるようにしましょう。
出張費には、出張先、期間、訪問先、目的を記載します。
例）大阪出張／株式会社Dとの商談／7月10～11日／新幹線・宿泊費交通費、宿泊費、日当などを別々に申請するか、一つの出張旅費精算書にまとめるかは、会社の規程に従ってください。
経費精算書が差し戻される主な原因
差し戻しの主な原因は、記入漏れや内容の誤り、添付書類の不足、申請ルールの分かりにくさです。同じ不備が繰り返される場合は、申請者の注意不足だけでなく、書式や承認経路にも問題がないか確認する必要があります。
▮必須項目の記入漏れや内容の誤り
申請日、支払日、金額、支払先、摘要などが空欄では、経理担当者が内容を確認できません。
ほかにも、経費精算書と領収書の金額が異なる、費目が支出内容と合っていない、計算を間違えているといった不備があります。また、支出内容や金額が会社の経費規程や社内ルールで認められた範囲かどうかも確認が必要です。
経費を使う前に、対象となる費目や上限額、事前申請の要否などを確認しておきましょう。申請者が迷いやすい項目には、記入例や選択肢を用意するとよいでしょう。
▮領収書などの添付書類が不足している
領収書を添付していない、申請内容と異なる領収書を添付している、画像の一部が切れているといった場合も差し戻しにつながります。
必要な書類が添付されていなかったり、紛失時の扱いが決まっていなかったりすると、経理担当者は申請者への確認や差し戻しを繰り返すことになります。費目ごとに必要な書類と、書類を紛失した場合の対応を整理し、申請前に確認できるようにしておきましょう。
▮申請ルールや承認経路が分かりにくい
申請期限、提出先、承認者が明確でないと、申請の遅れや提出先の間違いにつながります。部門ごとに申請方法が異なる場合も、経理担当者の確認負担が大きくなります。
同じ不備が繰り返される場合は、ルールが複雑すぎないか、最新の申請方法が共有されているかを見直しましょう。
経費精算の差し戻しを減らす4つの方法
差し戻しを減らすには、記入基準や確認方法、申請から経理処理までの流れをそろえる必要があります。件数や人員に応じて、Excel、SaaS、BPOも使い分けましょう。
▮1．記入項目と判断基準を統一する
費目ごとに必要な項目と摘要の書き方を決めます。会議費であれば参加者と目的、交通費であれば区間と訪問先など、確認に必要な情報を具体的に示します。
費目を判断しにくい支出や、領収書がない場合の対応についても、確認先と処理方法を決めておきましょう。
▮2．申請者が確認できるチェックリストを作る
申請前に確認する項目をチェックリストにすると、単純な記入漏れを防ぎやすくなります。
必須項目をすべて記入したか
金額と領収書の内容が一致しているか
支払先、内容、目的を記載したか
必要な書類を添付したか
申請期限を過ぎていないか
正しい承認者へ申請しているか
申請画面や経費精算書の近くに掲載し、申請者が提出前に確認できるようにします。
▮3．申請・承認・経理処理の流れを見直す
申請から経理処理までの担当者、承認者、期限、差し戻し時の対応を整理します。
承認者が不在になると処理が止まる、同じ内容をExcelと会計システムへ入力しているなど、滞留や二重入力が発生している工程を見つけます。
書式だけでなく、一連の業務を見直すことが重要です。
▮4．Excel・SaaS・BPOを課題に応じて活用する
申請件数が少なく、処理方法が単純であれば、Excelでも経費精算を管理できます。しかし、件数や確認作業が増えた場合は、SaaSやBPOを活用するのがおすすめです。
方法 | 向いている状況 | 注意点 |
Excel | 申請件数が少なく、処理が比較的単純 | 入力ミスやファイル管理、属人化に注意する |
経費精算SaaS | 申請件数が多く、申請・承認を統一したい | 初期設定と社内ルールの整理が必要 |
BPO | 経理担当者が不足し、確認や入力を処理しきれない | 委託範囲と判断基準を決める |
SaaS＋BPO | システム導入と日常運用の両方に課題がある | 社内に残す承認・判断業務を明確にする |
ツールや外部委託を利用しても、費目や承認ルールが整理されていなければ、確認作業は残ります。先に業務の流れと判断基準を整えることが必要です。
まとめ｜経費精算書は書き方と業務の流れの両面から整えよう
経費精算書には、支払日や金額だけでなく、支払先、支出内容、業務上の目的が分かるように記載します。摘要欄には、後から確認する人が支出の内容を判断できる情報を残すことが大切です。
差し戻しが多い場合は、記入ミスだけでなく、書式や判断基準、承認の流れも確認しましょう。
申請件数や担当者の人数に応じてExcel、SaaS、BPOを使い分け、誰が担当しても同じ手順で処理できる仕組みを整えることで、申請者と経理担当者の双方の負担を減らせます。
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経費精算の差し戻しを減らすには、申請書の書き方だけでなく、申請・承認・経理処理の流れや判断基準の見直しが欠かせません。日常業務と並行して、ルールや書式を見直し、新しい運用を定着させるのは容易ではないでしょう。
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