SmartHRの設定代行で何を任せられる？工数約40％削減の事例と依頼時のポイント
「SmartHRを導入したいものの、初期設定をどこから始めればよいか分からない」
「従業員情報や既存データの整理に時間がかかっている」
「SmartHRの設定だけでなく、給与・勤怠システムとの連携まで整理したい」
SmartHRの導入を検討し始めると、こうした悩みに直面する企業は少なくありません。
SmartHRは、従業員情報や人事・労務の手続きを管理できるサービスです。ただし、導入時には従業員情報の登録だけでなく、部署や雇用形態の管理方法、担当者ごとの権限、既存システムとの情報連携なども検討しなければなりません。
こうした準備が不十分なまま設定を進めると、登録内容の修正や運用ルールの見直しが発生し、かえって担当者の負担が増える場合もあります。
この記事では、SmartHRの設定で押さえたいポイントや設定代行の対応範囲、依頼先を選
ぶ際の確認事項を解説。実際に業務工数を約40％削減した事例も取り上げます。
【人事・労務の実務や業務過多にお悩みのご担当者へ】 レジリエント株式会社は、これまでに大企業からスタートアップ、ジョイントベンチャーまで、さまざまな企業のバックオフィスを支援してきました。人事・労務の業務フロー見直しやDXにも、専門チームが柔軟にサポートします！ |
SmartHRとは？
SmartHRは、従業員情報の管理や入社・退社手続き、年末調整など、人事・労務に関する業務をクラウド上で管理できるサービスです。
従業員自身が情報を入力・更新できるため、紙書類の回収や担当者による転記作業を減らし、バックオフィス業務の効率化につながると、近年多くの企業で採用されています。
主な機能を以下にまとめました。
項目 | 概要 |
従業員情報の管理 | 従業員の基本情報や人事情報を一元管理 |
入社手続き | 入社に必要な情報の収集や手続きをオンライン化 |
退社手続き | 退社に伴う情報や手続きを管理 |
年末調整 | 従業員への依頼、情報収集、提出内容の確認などをオンライン化 |
給与明細 | 給与明細などの情報を従業員へオンラインで配付 |
人事・労務情報の管理 | 人事・労務に関する情報をクラウド上で管理 |
ただし、機能を使える状態にするだけでは、日々の業務はスムーズに回りません。たとえば、従業員情報を誰が更新するのか、異動があった際にどの部署へ連絡するのか。こうした運用ルールも欠かせない要素です。
SmartHRの設定は、画面上の操作だけで完結するものではありません。 自社の業務に合わせて、情報の管理方法を決める段階から準備が始まります。
SmartHRの設定で重要な3つのポイント｜情報整理からテストまで
SmartHRの設定では、画面上の項目を入力するだけでは十分ではありません。既存データや社内ルールを整理したうえで設定し、実際の業務に沿って動作を確認する必要があります。特に押さえておきたいのが、次の3つです。
■1.従業員や組織の情報・他システムとの連携
まず必要になるのが、従業員や組織に関する情報の整理です。
従業員の基本情報
所属部署や役職
雇用形態
従業員区分
権限
既存のExcelなどで管理している情報
給与・勤怠システムへ渡す情報
上記のような既存のデータをそのまま登録するのではなく、SmartHRでどの情報を管理するのかを決めておく必要があります。
特に給与・勤怠システムなど、ほかのシステムと併用する場合は注意が必要です。
登録する情報だけでなく、更新する担当者とタイミング、ほかのシステムへの反映方法まで明確にしておくこと。 これが、導入後の運用を安定させるポイントです。
■2.自社のルールと実務の確認
SmartHRの設定は、以下のような自社の人事・労務ルールとも関係します。
確認する項目 | 設定・運用への影響 |
就業規則 | 勤務や休暇などの社内ルールを確認 |
人事制度 | 役職や所属などの管理方法を整理 |
雇用形態 | 正社員・契約社員などの区分を整理 |
組織構成 | 部署や役職などの登録方法を整理 |
入社・退社ルール | 手続きの担当者や情報の流れを整理 |
異動時のルール | 所属変更時の更新方法を整理 |
文章で書かれているルールをシステムで表現するにはどうしたらよいのか。実際の業務ではどのような対応をおこなっているのか。イレギュラーなケースにはどのようなエラーを表示するのか。
システムの設定と社内の業務ルールを切り離さず、実際の運用を想定して整理することがポイントです。
■3.実際の業務での検証作業
設定が完了したら、以下のように実際の業務を想定してテストします。
新入社員300名を一括で登録する
中途社員の入社手続きを進める
従業員の所属を変更する
退社手続きを進める
従業員情報を確認・更新する
給与・勤怠システムへ情報を渡す
実際の業務を行うと「必要な情報が足りない」「権限が合っていない」「誰が作業するのか分からない」といった問題が見つかる場合があります。
通常の入社手続きだけでなく、頻度は高くないものの定期的に発生するケースもテストしておきたいところです。たとえば、扶養家族の変更、氏名変更、組織変更など。
こうしたケースも含めて確認すれば、導入後に設定をやり直したり、担当者が対応方法を調べたりする負担を減らせます。
SmartHRの設定を自社で進める場合の事前確認
SmartHRの設定は、自社の担当者だけで進めることもできます。
ただし、通常業務と並行して設定を進める場合、データ整理やテスト、その後の運用まで含めて担当者の負担が大きくなりやすい点には注意が必要です。
■確認1：担当者が通常業務と設定作業を両立できるか
設定作業では、単純な入力だけでなく、現状業務の確認からデータ整理、テスト、修正まで複数の作業が発生します。
作業 | 主な内容 |
現状整理 | 現在の業務や利用システムを確認 |
データ整理 | 従業員情報や組織情報などを整理 |
設定 | SmartHRの各種項目や権限を設定 |
データ登録 | 整理した情報を登録 |
テスト | 実際の業務を想定して動作を確認 |
修正 | テストで見つかった問題を修正 |
運用準備 | 担当者や更新ルールなどを整理 |
人事・労務担当者が通常業務を抱えたまま対応すると、設定作業が後回しになったり、確認が十分にできなかったりする可能性があります。
特に導入期限が決まっている場合は、必要な作業量を事前に把握しておくことが大切です。
■確認2：導入後の運用ルール変更や担当者変更にも備えられるか
SmartHRは、導入時に設定を完了すれば、その後の対応が不要になるわけではありません。組織改編や従業員の入退社、人事制度の変更などに応じて、登録情報や設定内容を見直す必要があります。
また、運用開始後に業務フローや社内ルールが変わる場合も想定し、設定内容を見直す際の担当者や確認方法も決めておきましょう。初期設定だけでなく、導入後の運用や引き継ぎまで考慮しておくと、継続的に活用しやすくなります。
SmartHRの設定代行を利用したほうがよいケース
SmartHRの設定を自社で進めるか、外部に依頼するかは、社内の人員体制や設定内容によって異なります。次の項目に当てはまる場合は、設定代行の活用を検討してみましょう。
■SmartHRの設定代行は必要？チェックリスト
|
一つでも当てはまる場合には、外部への依頼によって社内の負担を軽減できる可能性があります。 一方、設定項目が少なく、社内に詳しい担当者がいる場合は、自社での対応でも十分に可能です。
自社の状況と必要な支援範囲を照らし合わせて判断しましょう。
SmartHRの設定代行とは？何を任せられる？
SmartHRの設定代行では、初期設定だけでなく、データ整理やテスト、マニュアルの整備までを依頼できる場合があります。ただし、対応範囲は依頼先によって異なるため、契約前に確認が必要です。
一般的には、以下のような業務が考えられます。
対応内容 | 主な作業 |
業務フロー・運用整理 | 現在の業務を確認し、SmartHR導入後の流れを整理 |
データ整理・登録 | 従業員情報や組織情報などを整理・登録 |
初期設定 | SmartHRの各種項目や設定を構築 |
権限構築 | 利用者や担当者ごとの権限を設定 |
テスト・検証 | 実際の業務を想定して設定内容を確認 |
マニュアル作成 | 運用方法や作業手順を整理 |
■業務フローや運用方法の整理
SmartHRを導入する前に、現在の業務フローを確認します。
たとえば入社手続きであれば、「入社が決まってから、従業員情報を登録し、必要な手続きを完了するまで」の流れを整理します。
誰がどの作業を担当するのか、どの情報をいつ登録するのかまで整理しておくと、SmartHR
の設定にも反映しやすくなります。
■従業員情報などのデータ整理・登録
既存のExcelや他システムで管理している従業員情報を確認し、SmartHRへ登録するデータを整理します。
不要な情報や表記ゆれが残ったまま登録すると、導入後の管理にも影響するため、登録前の確認が重要です。
■SmartHRの初期設定・各種権限構築
自社の運用に合わせて、SmartHRの各種設定や権限を構築します。
担当者によって閲覧・操作できる情報が異なる場合は、誰にどの権限を付与するのかも整理します。
■設定後のテスト・運用検証
設定が完了したら、実際の業務を想定してテストします。入社や異動、退社などのケースを確認し、必要な情報が正しく登録・更新できるかが重要です。
給与・勤怠システムなど他システムとの連携は、別費用で対応可能な支援会社もあります。対応範囲を事前に確認しておきましょう。
■担当者向けの説明やマニュアル作成
担当者・担当部署に向けての操作手順や運用ルールをまとめたマニュアルを用意します。
SmartHRの設定代行を活用した2社の業務改善事例
SmartHRの設定代行では、システムの設定だけでなく、導入前の業務整理まで行うことで業務負担を減らせる場合があります。
ここでは、実際の支援事例を紹介します。
■約100名のIT企業A社｜入社手続きを1人あたり30分から10分へ
課題
入社者の情報回収、雇用契約書類の準備、給与・勤怠システムへの登録などを複数の担当者で進めていた。
提出状況や書類の不備は担当者が個別に確認しており、次の部署へいつ、何を引き継ぐかも明確ではなかった。
入社のたびに確認や連絡が発生し、担当者の経験に頼る運用だった。
改善方法と対応
入社決定から手続き完了までの業務を洗い出し
担当者・期限・完了条件を整理
SmartHRで収集・確認する情報を整理
給与・勤怠システムへ渡す情報とタイミングを整理
業務手順を標準化
改善後
入社1人あたりの作業時間を、30分から10分へ短縮。SmartHRの導入と設定代行の利用をきっかけに、担当者や作業の役割、情報の受け渡しを明確にしたことで、入社手続きを効率よく進められる体制が整いました。
■約200名の製造業B社｜年末調整の業務工数を約40％削減
課題
紙によるオペレーションの多さが一番の課題に。
工場など拠点が複数あり、それぞれが独自の業務フローで配布・回収・入力までを実施。
外部のBPO会社に依頼したが、抜本的な標準化や効率化にはつながらなかった。
改善方法と対応
SmartHRの年末調整機能を活用
年末調整の業務フローを整理
給与計算のBPOと連携
作業手順を標準化
マニュアルを整備
改善後
年末調整にかかる業務工数を約40％削減。こちらもSmartHRの設定代行を活用しながら業務改善として拠点ごとに異なっていた作業手順を統一。マニュアルも整備したことで、担当者による進め方のばらつきを抑えました。
SmartHRの設定代行を依頼するときの確認ポイント
SmartHRの設定代行を依頼する場合は、「設定してもらえるか」だけでなく、導入前後のどこまで対応してもらえるかを確認しましょう。
■自社のフェーズ・課題に合った範囲まで対応しているか
SmartHRの設定代行といっても、対応範囲はさまざまです。
初期設定だけを依頼したいのか、既存データの整理や業務フローの見直しまで必要なのかを明確にしておきましょう。
■データ移行や業務フローの整理から対応しているか
既存のExcelや他システムから情報を移行する場合は、データの整理が必要になります。
また、SmartHR導入を機に入社・退社・異動などの業務フローを見直したい場合は、その部分まで対応できるか確認が必要です。
■他システム連携やテスト・検証までカバーしているか
SmartHRを給与・勤怠システムなどと併用する場合は、情報の受け渡しまで含めて確認しておくと安心です。他システムとの連携作業は別料金になるケースが多いので、見積もりの段階で対応範囲を確認しておくことが大切です。
■運用開始後のサポート体制を確認する
SmartHRは導入後も、従業員の入社・退社や組織変更などに合わせて情報を更新します。
設定代行を依頼する場合は、導入時だけの支援なのか、運用開始後も相談できるのかを確認しておきましょう。
まとめ｜SmartHRの設定代行を利用して負担を抑えた業務改善を
SmartHRは、自社でも設定できる便利なサービスです。
ただし、従業員情報の整理や初期設定、動作確認には相応の業務負荷がかかります。通常業務と並行して進めるのが難しければ、設定代行の利用を検討してみましょう。
外部に設定作業を任せることで、社内の担当者は日々の業務に時間を充てやすくなります。それだけでなく、業務フローの見直しや標準化まで対応する代行会社なら、設定作業の負担軽減にとどまらず、バックオフィス全体の業務工数削減も可能です。
自社の人員体制や課題に合った方法を選び、SmartHRの導入を業務改善につなげましょう。
SmartHRの設定代行も「オフィス番」
レジリエント株式会社の「オフィス番」では、SmartHRの設定だけでなく、既存業務の整理や情報の受け渡し、業務フローの標準化まで含めて、企業ごとの状況に合わせたバックオフィス業務の改善を支援しています。
「SmartHRを導入したいが、既存業務の整理から必要」
「設定とあわせてバックオフィスの業務フローも見直したい」
こういった場合も、お気軽にご相談ください。
