お客様の課題・導入の背景

・複雑なインストラクター報酬体系と経理処理

店舗や部門ごとに支払いルールが異なり、非常に細かく複雑な計算が必要で月次の集計作業に労力がかかっていました。

そのほか、年割契約の中途解約金の計算などの特殊な経理処理も重なり、税理士提出用書類の作成に膨大な時間を要している点も課題の一つに。

・複数システムの並行運用による煩雑化

会員のプラン管理と対応にhacomono、kintone、e-集金、board、PayPay銀行など、多くのシステムを併用。

それぞれで処理手順や期日が異なるため、常に処理漏れや遅延のリスクと隣り合わせの状態でした。

・対応の遅延と業務のブラックボックス化

業務手順が明文化されておらず、特定の担当者に依存した「属人化」が発生。

そのため、公式LINEでの顧客対応や情報の更新にも遅れが生じ、運営上の不安要素となっていました。

導入の決め手

専門性の高さ： バックオフィスに特化したチームの安心感

コストパフォーマンス： 自社で人を雇う、または維持するコストとの比較

運用のシンプルさ： 導入までのスピード感や、依頼のしやすさ

解決策と導入後の効果

『オフィス番』でバックオフィス全般（経理・支払・顧客対応・総務）を幅広くサポートし、定型業務の仕組み化を行いました。

1.公式LINE対応と顧客管理の品質向上 これまで発生していた公式LINEでの返信遅延や見落とし、顧客情報の更新漏れを、弊社の介在によって大幅に改善。迅速なレスポンスが可能になりました。

2.「マニュアル化」によるミスの予防と工数削減

複雑なインストラクター報酬ルールや各システムの操作手順を、詳細なマニュアルとして整備・共有。 支払処理をルーティン化した結果、人為的な計算ミスや処理の遅延が解消されました。

3.業務スケジュールの徹底管理

「いつ・誰が・何を」行うかを可視化したスケジュール表を作成。 完了・未対応などの進捗状況を明確にし、バックオフィス業務の透明性を確保できるように。

ご担当者様コメント

代表取締役　増田 一生 様

「以前は業務手順が何もなく、年に一度の業務などは漏れが発生して初めて気づくこともありました。しかし、『オフィス番』導入後は「この時期は何にどう対応すべきか」が明確になり、業務整理が劇的に進みました。

また、属人化していた業務の手順を明確にし、社内・社外（オフィス番チーム）どちらでも対応可能な状態にできたことで、業務が滞る心配がなくなり、非常に安心して運営を任せられています。」