正社員を雇わず起業するには？バックオフィスを整える方法を解説
「売上づくりに集中したいのに、請求や経費処理まで自分で対応している」
「バックオフィスのために、起業直後から正社員を雇うべきなのだろうか」
起業直後は、商品・サービスの開発や顧客獲得など、売上につながる業務を優先したい時期です。一方で、経理・労務・総務などのバックオフィス業務も欠かせません。創業時から専任の正社員を置くとコスト負担が大きく、経営者がすべて担うのにも限界があります。
そこで、SaaSや税理士・社労士、BPO・業務委託などを組み合わせ、必要なバックオフィス機能を確保する方法があります。本記事では、起業時に必要な業務、正社員を雇わずに対応する方法、役割分担の決め方、事業拡大を見据えた仕組み化のポイントを解説します。
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起業時に必要なバックオフィス業務とは？
起業すると、売上をつくる業務とは別に、経理・財務、人事・労務、総務・法務などのバックオフィス業務が必要になります。会社の規模が小さくても、請求や支払い、契約管理などの業務そのものがなくなるわけではありません。まずは、起業時に発生する主な業務を整理します。
業務分野 | 具体的な業務 |
経理・財務 | 請求書発行、入出金管理、経費精算、会計処理、資金繰り管理 |
人事・労務 | 勤怠管理、給与計算、入退社手続き、社会保険・労働保険関連 |
総務・法務・情報管理 | 契約書管理、備品管理、各種アカウント管理、社内文書・規程の管理 |
■経理・財務
経理・財務では、売上や支出を記録し、会社のお金の流れを管理します。請求書の発行、入金確認、経費精算、支払い、会計ソフトへの入力などは、取引が発生すれば日常的に必要です。
法人を設立すると、税務上の届出や申告も発生します。すべてを経営者が自分で処理するのではなく、日々の入力や証憑管理と、専門家へ依頼する業務を分けて考えることが大切です。
■人事・労務
従業員を雇う場合は、勤怠管理や給与計算、入退社手続き、社会保険・労働保険などの業務が加わります。採用時だけでなく、毎月の勤怠締めや給与計算など、継続して発生する業務もあります。
創業時に従業員がいなくても、採用を始める段階で必要な業務を把握しておけば、採用時に慌てて仕組みを整える必要を減らせます。
■総務・法務・情報管理
会社を運営するには、契約書や備品、各種アカウント、社内文書などの管理も必要です。取引先との契約書が個人のメールに残ったまま、クラウドサービスのIDやパスワードを経営者しか知らない、といった状態では、後から人が増えたときに引き継ぎづらくなります。
重要なのは、業務が少ないうちから大掛かりな管理体制を作ることではありません。必要な情報の保管場所と、誰が管理するかを決めておくことです。
起業時からバックオフィスの正社員を雇う必要はある？
一人で事業を立ち上げるソロプレナーや、少人数で起業するケースでは、起業時からバックオフィスの正社員を採用する必要があるとは限りません。
専任社員を置けば安定して業務を任せられる一方、人件費や採用負担が先行します。
経営者がすべての管理業務を抱える方法にも限界があるため、必要な機能をどの方法で確保するかを考えることが重要です。
■専任社員を採用すると固定費や採用コストがかかる
正社員を採用すると、給与だけでなく、会社が負担する社会保険料や採用費、教育・引き継ぎの時間も必要です。創業初期は経理や総務の業務量が少なく、専任社員を置いても業務量に見合わないケースもあります。
もちろん、社内にバックオフィス人材が必要な会社もあるでしょう。ただし、「会社を作ったら管理部門の社員を雇う」と決めるのではなく、業務量や必要な専門性を見て判断する方が現実的です。
■経営者がすべて抱えると本業に使える時間が減る
正社員を雇わない代わりに、経営者が請求書発行、経費精算、振込、契約書管理、勤怠確認まで抱えると、営業や商品開発に使う時間が削られます。
とくに月末月初や決算前など、バックオフィス業務が重なる時期は注意が必要です。「自分でできるか」だけでなく、「自分がやるべきか」という視点で見直しましょう。
■「採用するか、自分でやるか」の二択ではない
バックオフィスの担い手は、正社員と経営者だけではありません。定型処理はSaaSで仕組み化し、専門的な税務・労務は税理士や社労士に相談し、日常的な実務はBPOや業務委託へ任せる方法があります。
創業時は外部サービスを活用し、事業の成長や業務量の変化に応じて一部を内製化する方法もあります。最初から将来の組織形態を固定する必要はありません。
正社員を雇わずバックオフィスを担う選択肢
正社員を雇わずにバックオフィス機能を確保するには、自社だけで対応するのではなく、SaaSやAI、士業、BPO・業務委託を組み合わせる方法があります。
経営判断や承認は自社で担い、定型処理にはSaaS、文書作成や情報整理にはAI、専門性が必要な業務には士業を活用。その他、請求処理や勤怠集計などの日常業務は、業務プロセスを継続的に任せるBPOや、特定の作業を依頼する業務委託を活用する方法があります。
方法 | 主な役割 | 具体例 |
自社 | 判断・承認・方針決定 | 支払承認、採用判断、社内ルールの決定 |
SaaS | 定型処理の仕組み化 | 会計、勤怠、経費精算、請求管理 |
AI | 情報整理・文書作成などの支援 | 文書の下書き、情報整理、FAQ作成、データの要約 |
士業 | 専門知識が必要な手続き・相談 | 税務相談・税務書類の作成、労働・社会保険手続きなど |
BPO・業務委託 | 日常的な実務の代行 | 請求処理、経費確認、勤怠集計、文書管理 |
■経営判断や承認が必要な業務は自社で担う
外部サービスを利用しても、会社としての判断まで外部へ任せるわけではありません。支払いを実行するか、どの取引先と契約するか、誰を採用するかなど、経営判断や最終承認は自社で行います。
■SaaSやAIで定型業務・情報処理を効率化する
会計入力、勤怠集計、経費申請、請求管理など、一定のルールで処理できる業務はSaaSで仕組み化できます。手入力やExcelへの転記を減らせれば、少人数でも処理しやすくなります。
ただし、ツールを導入するだけでは業務は整いません。入力項目や承認ルートなど、運用ルールも合わせて決める必要があります。
また、生成AIを文書作成や情報整理、社内向けFAQの下書きなどに活用すれば、バックオフィス業務の一部を効率化できます。ただし、出力内容の確認や最終的な判断・承認は人が行うことが重要です。
■専門性が必要な業務は税理士・社労士などへ依頼する
税務相談や申告、労働・社会保険に関する手続きなどは、必要に応じて税理士や社労士などの専門家へ依頼します。
一方、日々の領収書整理や勤怠データの集計まで、すべてを士業へ依頼するとは限りません。日常の実務と、専門家に相談・依頼する業務を分けて考えましょう。
■日常的な実務はBPO・業務委託へ外部化する
請求書の発行、入金確認、経費精算の確認、勤怠集計、文書管理など、手順を決めやすい実務はBPOや業務委託を活用できます。
人による処理が必要でも、必ずしも社内の正社員が対応する必要はありません。どの実務を外部へ任せるかは、次章で説明する業務の棚卸しや役割分担を踏まえて決めましょう。
自社・SaaS・AI・士業・BPOの役割分担を決める4ステップ
自社と外部サービスの役割分担を決めるには、まず必要なバックオフィス業務の棚卸が必要です。そのうえで、判断や承認が必要な業務、SaaSで仕組み化できる定型業務、AIで支援できる情報処理、専門家へ依頼する業務などに分け、誰がどこまで担うかを明確にします。
外部化する場合も、業務をそのまま丸投げせず、社内に残す役割を仕訳しましょう。ここでは、役割分担を決める流れを4つのステップで説明します。
■STEP1．発生頻度も含めてバックオフィス業務を棚卸しする
業務を整理するときは、内容だけでなく発生頻度も確認します。毎日行う入出金確認、月次の請求・給与関連業務、年に数回の手続きなどでは、必要な人員や対応方法が異なるためです。
たとえば、次のように整理します。
業務 | 発生頻度 | 自社 | SaaS | AI | 士業 | BPO |
支払承認 | 都度 | ○ | ○※ | ○※ | ||
請求書発行・入金確認 | 月次・都度 | ○ | ○ | ○※ | ○ | |
勤怠集計 | 月次 | ○ | ○ | ○※ | ○ | |
税務申告 | 年次など | ○ | ○※ | ○ | ||
契約書・アカウント管理 | 都度 | ○ | ○ | ○※ | 必要に応じて相談 | ○ |
文書作成・情報整理 | 都度 | ○ | ○※ | ○ |
※AIは「文書の要約」や「情報整理」、「入力の自動化」「エラーチェック」「一次スクリーニング」「リマインド」という形でAIを組み込むことを想定
※BPOの支払承認は、規定やルールに沿っての承認であれば可能
この表は一例です。会社の規模や取引内容、従業員の有無によって、適切な分担は変わります。
■STEP2．「判断が必要か」「定型化できるか」で切り分ける
棚卸しした業務について、「判断が必要か」「決めた手順で定型的に処理できるか」を確認します。
請求書の発行や勤怠集計など、一定のルールで処理できる業務はSaaSやBPOを活用しやすく、文書の下書きや情報整理などはAIで支援できます。一方、金額が合わない、契約条件が通常と異なるといった例外には社内判断が必要です。
通常処理と例外処理を分け、例外が起きたときに誰が判断するのかを決めておきましょう。
■STEP3．委託範囲と社内窓口を明確にする
BPOや業務委託を利用する場合は、依頼する作業だけでなく、社内に残す役割も明確にしておきます。
たとえば経費精算では、領収書の確認やデータ入力を外部へ任せても、例外的な支出を認めるかどうかの判断や最終承認は社内で行う形です。処理手順や承認者、委託先から確認が来た場合の窓口まで決めておけば、確認の往復も減らせるでしょう。
■STEP4．必要に応じて業務整理から外部支援を活用する
「何を外注すればよいのか分からない」「経営者自身が業務を整理する時間もない」という場合は、作業代行だけでなく、業務の棚卸しやフロー整理から支援するサービスを利用する方法もあります。
現状の業務を整理してからSaaSやBPOを選べば、不要なツールを増やしたり、整理されていない業務をそのまま外部へ渡したりすることを防ぎやすくなります。
事業拡大を見据えてバックオフィスを仕組み化する3つのポイント
創業時に少人数で運営できても、事業の拡大に伴ってバックオフィスの業務量や関係者が増えることがあります。
そのため、特定の経営者や担当者だけに業務を依存させず、手順や情報を共有できる状態にしておくことが重要です。業務量や重要性の変化に合わせて、内製と外部委託の範囲も見直します。
■1.特定の人に業務を集中させない
経営者しか取引先との契約状況を知らない、特定の担当者にしか請求処理の方法が分からない、といった状態では、その人が不在になると業務が止まりかねません。
少人数だからこそ、担当者しか知らない判断基準や作業手順を残さないことが重要です。業務を外部化する場合も、委託先とのやり取りを経営者一人だけが把握する状態は避けましょう。
■2.業務に必要な情報やマニュアルを一元管理する
契約書、取引先情報、申請方法、各種アカウント、業務マニュアルなどは、保管場所を決めて管理します。
情報を一元化しておけば、新しい社員が入ったときや外部委託先が変わったときも、必要な情報を確認しやすくなります。すべてを詳細なマニュアルにする必要はありません。まずは、業務の担当者、手順、確認先が分かる状態を作りましょう。
■3.会社の成長に合わせて内製・外部委託を見直す
創業時に外部へ任せていた業務でも、業務量が増えたり、経営上の重要性が高まったりすれば、社内に担当者を置く方がよい場合があります。反対に、社内で行っていた定型業務をBPOへ移す選択肢もあります。
将来的な組織拡大やM&Aを考える場合も、特定の個人だけに業務を依存させず、手順や役割が分かる状態にしておくことが重要です。創業時の体制を固定せず、会社の状況に合わせて見直していきましょう。
まとめ｜正社員を雇う前にバックオフィスの役割を整理しよう
起業時に必要なバックオフィス機能を確保する方法は、正社員を採用することだけではありません。まず業務を棚卸しし、自社で担う業務、SaaSで仕組み化する業務、AIで支援できる業務、専門家へ任せる業務、BPOなどへ外部化する業務を切り分けることが重要です。
創業時に作った体制を固定するのではなく、事業の成長に合わせて内製と外部委託の範囲も見直しましょう。会社の規模や業務量が変われば、適した体制も変わります。
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バックオフィスの正社員を採用せずに体制を整えるには、外注する作業を決めるだけでなく、業務の棚卸しや役割分担、SaaSの選定なども必要です。しかし、事業を立ち上げながらこうした整理や改善を進めるのは容易ではありません。
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