【大企業・グループ企業向け】 業務集約とは？シェアードサービスとの違いやメリット・進め方を解説
「グループ会社ごとに同じ管理業務を行っており、全体として無駄が多い気がする」
「拠点ごとに申請方法やシステムが違い、管理部門で全体を把握できていない」
複数の会社や拠点を持つ企業では、このような課題が生じることがあります。
経理・人事・総務などを各社で個別に運用すると、似た業務が重複したり、異なる手順やシステムが定着したりしやすいためです。
こうした共通業務を整理し、まとめる取り組みが「業務集約」です。集約した業務は、グループ内の専門組織で担うシェアードサービスや、外部へ委託するBPOなどで運営できます。
ただし、業務を一か所に移すだけでは、集約先に負担が集中することもあります。業務の可視化や標準化を行い、現場の状況も踏まえて運営体制を設計することが重要です。
本記事では、業務集約とシェアードサービス・BPOの違いやメリット、進め方、注意点、SaaSを含めた運営方法の選び方を解説します。
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業務集約とは？シェアードサービス・BPOとの違い
業務集約とは、複数の会社や拠点、部署に分散している共通業務をまとめ、効率的に運営するための取り組みです。集約した業務をグループ内の専門組織で担う方法がシェアードサービス、外部の専門会社へ委託する方法がBPOです。
■業務集約は分散した業務をまとめる取り組み
業務集約では、会社や拠点ごとに行っている共通業務を整理し、特定の部門や組織へまとめます。
例えば、複数の子会社がそれぞれ請求書処理や経費精算、勤怠管理を行っている場合、同じような作業が重複している可能性があります。業務をまとめることで、人員配置やシステムの重複も見直しやすくなるでしょう。
ただし、各社で異なる申請方法や判断基準を残したままでは、集約先が複数の処理方法に対応することになります。業務を集めるだけでなく、手順やルールまで整理することが重要です。
■シェアードサービスは共通業務をグループ内の専門組織に集約する仕組み
シェアードサービスは、グループ会社や事業部に分散している共通業務を、グループ内の専門組織へ集約する仕組みです。本社内に専門部署を設けるほか、専用の子会社を設置するケースもあります。
経理、人事、総務などの共通業務をまとめることで、各社が個別に担当者や運用方法を持つ必要を減らせます。また、業務ノウハウをグループ内に蓄積しやすい点も特徴です。
■BPOは業務を外部の専門会社へ委託する方法
BPO（Business Process Outsourcing）は、業務プロセスの一部または全部を外部の専門会社へ委託する方法です。
請求書処理や経費精算、給与計算に関する事務、受発注、データ入力などを外部へ任せれば、社内の担当者は企画や判断、改善などに時間を使いやすくなります。
項目 | 位置づけ | 主な担い手 | 主な目的 |
業務集約 | 分散した業務をまとめる取り組み | 運営方法によって異なる | 重複削減・効率化・標準化 |
シェアードサービス | グループ内で共通業務を担う仕組み | 本社部門・グループ会社など | 共通化・ノウハウ蓄積 |
BPO | 業務を外部へ委託する方法 | 外部の専門会社 | 人手不足への対応・業務負担の軽減 |
業務集約は「業務をまとめる取り組み」、シェアードサービスやBPOは「集約した業務を誰が担うか」という運営方法として整理すると分かりやすいでしょう。
大企業が管理部門の業務を集約する4つのメリット
業務を集約すると、重複を減らし、手順やルールを統一しやすくなります。また、管理部門の担当者を、企画や改善などより重要な業務へ振り向けやすくなります。
■1.グループ会社や拠点で重複する業務を減らせる
複数の会社や拠点がそれぞれ経理・人事・総務などを担当すると、同じような作業を各社で繰り返す状態になりやすくなります。
共通業務を集約すれば、同じ処理を行う人員や工程の整理が容易に。また、M&Aや事業拡大でグループ会社が増えた企業にとっては、分散した管理業務を見直すきっかけにもつながるでしょう。
■2.業務手順やルールを標準化しやすくなる
同じ業務でも、会社や拠点によって申請書類、承認ルート、締切、使用するシステムなどが異なる場合があります。
業務集約の過程でこうした違いを洗い出し、共通化できる部分をそろえれば、担当者ごとの個別対応を減らせます。処理方法を標準化して共有することは、属人化の防止にも有効です。
■3.管理部門の人員をより重要な業務へ振り向けやすくなる
管理部門には、定型業務だけでなく、制度設計や業務改善、経営に必要な情報の分析なども求められます。
共通業務を集約して定型処理を効率化すれば、各社や各部門の担当者が、自社固有の課題への対応や企画、分析に取り組みやすくなります。単なる人員削減ではなく、限られた人員をどの業務へ振り向けるかという視点が重要です。
■4.グループ全体の業務やコストを把握しやすくなる
管理業務が各社に分散していると、グループ全体でどれだけの人員や時間、コストを使っているのか把握しにくくなります。
業務を集約すれば、処理件数や作業時間、人員、使用しているツールなどを共通の基準で確認しやすくなります。現状の可視化によって、改善すべき工程も見つけやすくなるでしょう。
業務集約の運営方法・仕組みをどう選ぶ？
集約する業務をどのような体制で担い、どのような仕組みで運用するかを検討します。シェアードサービス、BPO、SaaSにはそれぞれ異なる役割があります。
■社内にノウハウを蓄積するならシェアードサービス
グループ内に業務を残し、ノウハウを蓄積したい場合は、シェアードサービスが選択肢になります。専門部門や子会社に共通業務を集約することで、経験や知識の共有もしやすくなります。
ただし、会社ごとに異なる処理方法を残せば、集約先の負担が増えます。シェアードサービス化と並行して、業務の標準化を進めましょう。
■人手不足や業務遂行を補うならBPO
管理部門の人手が不足している場合や、定型業務が多い場合は、BPOがおすすめです。
外部の専門会社へ実務を任せることで、新たに担当者を採用せずに業務を補うことも可能です。一方、例外処理や承認など、社内に残す業務を決め、委託先との役割分担を明確にしておく必要があります。
■定型業務を仕組み化するならSaaSも活用する
グループ会社ごとに異なる経費精算や勤怠管理を行っている場合、共通のSaaSへ切り替えることで、入力方法や承認フローをそろえやすくなります。
ただし、非効率な業務フローをそのままシステム化しても改善にはつながりません。導入前に、なくせる作業や統一できるルールを整理しましょう。
■シェアードサービス・BPO・SaaSを組み合わせる方法もある
業務集約では、一つの方法ですべての業務を担う必要はありません。承認や判断はグループ内に残し、定型処理はBPOへ委託、申請やデータ処理はSaaSで効率化する方法もあります。
方法 | 主な役割 | 向いているケース | 注意点 |
シェアードサービス | グループ内で共通業務を担う | ノウハウを内部に蓄積したい | 業務手順の標準化が必要 |
BPO | 外部の専門会社が業務を担う | 人手不足・定型業務の負担を減らしたい | 委託範囲と責任分担を決める |
SaaS | 定型業務を仕組み化する | 共通業務をシステム上で統一したい | 導入前に業務を整理する |
組み合わせ | 人・組織・システムを使い分ける | 複数の課題がある | 全体の役割分担を明確にする |
自社で担う業務、外部へ任せる業務、システムで効率化する業務を切り分けて設計しましょう。
業務集約を進める5つのステップ
業務集約では、各社の業務をそのまま一か所へ移すのではなく、まず現状を整理します。そのうえで、集約する業務を選び、手順や役割分担を整えていきましょう。
■STEP1．各社・各拠点の業務を可視化する
まず、各社や各拠点で誰が何を担当し、どのように処理しているのかを洗い出します。
業務名だけでなく、担当者、処理件数、作業時間、使用するシステム、承認者なども確認しましょう。現状を可視化すると、重複している業務や標準化できる工程を見つけやすくなります。
■STEP2．集約する業務と各部門に残す業務を分ける
複数の会社や拠点で共通して行われ、一定の手順で処理できる定型業務は、集約候補になりやすいです。例えば、請求書処理や経費精算、勤怠データの集計、各種申請、アカウント管理などがあります。
一方、顧客対応や事業内容を踏まえた判断が必要な業務は、各部門に残した方がよい場合もあります。どの業務を集約すれば全体の負担を減らせるのかという視点で選びましょう。
■STEP3．業務手順やルールを標準化する
集約する業務が決まったら、各社や各拠点で異なる手順を確認します。
同じ経費精算でも、申請締切、書式、承認者、添付書類などが違えば、集約先は複数の方法に対応しなければなりません。共通化できる項目を整理し、申請方法や判断基準をそろえます。統一した内容はマニュアルに残しておきましょう。
■STEP4．集約先と役割分担を具体化する
次に、整理した業務を誰が担うのかを決めます。
シェアードサービスやBPOなどの運営体制に加え、通常処理を誰が担当するのか、承認や例外時の判断を誰が行うのかまで明確にします。役割が曖昧だと、集約後に確認の往復が増えるためです。
■STEP5．仕組みを整えて運用・改善する
業務を移管する前に、マニュアルや申請方法、必要なSaaSなどを整えます。
運用開始後は、処理時間、問い合わせや差し戻し、集約先の業務量、現場の負担などを確認します。課題があれば役割分担や手順を見直し、継続して改善しましょう。
業務集約を進める際の注意点
業務集約は、業務をまとめれば必ず効率化できるわけではありません。グループ全体の効率化だけでなく、集約先や現場の負担にも配慮する必要があります。
■業務を集めること自体を目的にしない
業務集約は、管理部門を効率化するための手段です。集約した業務数だけで成果を判断すると、別の場所に負担が生じていても見落とす可能性があります。
処理時間や業務品質、担当者の負担など、何を改善したいのかを決め、集約後の状態を確認しましょう。
■集約先に業務や問い合わせを集中させすぎない
業務を一か所へ集めると、それまで各部門で処理していた問い合わせや例外対応が集約先へ集中する可能性もあります。
通常処理だけでなく、確認や問い合わせに必要な時間も含めて業務量を見積もり、必要な体制を整えましょう。
■現場や子会社の意見を踏まえて進める
本社側では共通化できるように見えても、拠点や子会社では顧客対応や事業特性から異なる運用が必要な場合があります。
実際に業務を担当している人に処理方法や困りごとを確認し、共通化する部分と個別に残す部分を切り分けるのがおすすめです。本社だけでルールを決めず、現場で無理なく運用できる形にすることが重要です。
■一度にすべての業務を集約しようとしない
対象となる会社や業務が多いほど、手順の整理やシステム設定、関係者との調整も複雑になります。
必要に応じて、特定の業務や拠点から開始しましょう。運用上の課題を確認し、改善しながら段階的に対象を広げる方法が有効です。
まとめ｜業務集約は業務の可視化と標準化から始めよう
業務集約では、まず各社・各拠点の業務を可視化し、集約する業務と各部門に残す業務を分けます。そのうえで、異なる手順やルールを標準化し、適切な運営体制を整えることが重要です。
シェアードサービスやBPO、SaaSを自社の課題に合わせて使い分け、グループ全体と現場の双方が無理なく運用できる体制を目指しましょう。
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業務集約を進めるには、各社・各拠点の業務を整理し、共通化する範囲や役割分担を決める必要があります。しかし、通常業務と並行して複数部門を横断し、新しい体制へ移行するのは容易ではありません。
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