BCP対策における車両管理とは？災害時に備えて総務が管理すべき項目と運用方法を解説
「災害が起きたとき、営業に出ている社員の安否や現在地をすぐ確認できるだろうか」
「社用車はあるが、誰がどの車を使い、何を優先して運ぶのか決めていない」
BCPや防災対策を担当する総務部門では、このような不安を抱えることがあります。
地震や台風などの災害時、社用車は従業員の移動や物資輸送、拠点間支援などに活用できます。ただし、車両を保有しているだけでは、必要なときに使えるとは限りません。
災害発生時は、まずドライバーや外出中の従業員の安全を確認し、そのうえで車両や物流の状況を把握することが重要です。
本記事では、BCPにおける車両管理の役割や、災害時に確認すべきこと、総務が平時から整えておきたい車両情報・利用ルール・運用方法を解説します。
BCP対策における車両管理とは？
BCPは、緊急時に事業を継続・早期復旧するため、平常時に行う活動や緊急時の対応方法をあらかじめ決めておく計画です。
BCPにおける車両管理では、社用車を保有するだけでなく、災害時に必要な車両を使える状態にしておくことが重要です。車両についても、人の安全を前提に、どのような場面で使い、何を平時から準備するかを整理しましょう。（参考：中小企業庁｜中小企業BCP策定運用指針）
■1.車両の利用よりも従業員の安全確認を最優先する
災害が発生したときは、車両を確保して業務を続けることよりも、ドライバーや外出中の従業員の安全確認を最優先します。人の安全を確認したうえで、車両や物流の状況把握へ進むことが基本です。
■2.車両は災害時の人員移動や物資輸送などの役割を担う
社用車は、災害時の人員移動、物資・備品の輸送、拠点間の支援などに使う可能性があります。たとえば、復旧対応に必要な担当者を別拠点へ移動させたり、飲料水や衛生用品、業務に必要な資材を運んだりするケースです。
ただし、車両の役割は企業によって異なります。営業車、配送車、工事車両など保有車両の用途や、中核事業の継続に必要な業務を踏まえ、災害時にどの車両を何に使うのかを整理しておくとよいでしょう。
■3.車両は「保有」ではなく「使える状態」にしておくことが重要
駐車場に社用車があっても、鍵の場所が分からない、燃料が少ない、運転できる社員が不在といった状態では、緊急時に使えません。車検切れや故障などで走行できない可能性もあります。
そのため、車両の状態だけでなく、鍵、燃料・充電状況、運転可能者、利用ルールまで含めて管理します。「車両があるか」ではなく、「必要なときに誰が使えるか」という視点がBCPでは重要です。
災害発生時はドライバーの安全確認と状況把握を優先する
災害発生時は、まずドライバーや外出中の従業員の安全を確認し、その後に車両・物流の状況を把握しましょう。発災直後に確認する項目と連絡方法を決めておけば、情報収集がスムーズになり、担当者によって対応がばらつくのも防ぎやすくなります。
■ドライバーや外出中の従業員の安否・現在地を確認する
営業車や配送車で外出している従業員は、社内にいる社員より状況を把握しにくい場合が想定されます。発災時には、本人や同乗者の負傷の有無、現在地、周囲の危険、車両の状態などを確認することが第一です。
確認手段として、電話やメール、安否確認システム、車両管理システムなど、自社で利用できる方法をあらかじめ整理しておくとよいでしょう。連絡が取れない場合の確認先や、誰が情報を取りまとめるかも決めておきます。
発災時の確認項目を安否、現在地、周囲の危険、車両の状態などにそろえておけば、拠点や担当者によって確認内容がばらつくのを防げます。
■稼働中の車両や輸送・物流の状況を把握する
従業員の安全を確認したら、稼働中の車両や輸送・物流の状況を把握します。どの車両がどこで稼働しているか、車両や積荷に被害がないか、予定していた配送や移動を継続できるかなどを確認します。
物流を担う企業では、納品先や取引先への影響も確認が必要です。すべての運行を続けることを前提にせず、被災状況を踏まえて、延期・中止や代替ルート、別拠点からの対応などを判断します。
こうした車両・物流の状況や対応方針は、本部や経営層、BCP責任者へ集約・共有します。安全を確保しながら事業への影響を把握し、次の対応を判断できる状態にしておくことが重要です。
BCPに備えて総務が管理しておきたい車両情報
災害時に利用できる車両を判断するには、平時から車両情報を整理しておく必要があります。基本情報だけでなく、整備状況や燃料、鍵、運転可能者まで確認できるようにし、「今使える車両」を判断できる状態をつくります。
管理項目 | 確認内容 | BCP上の目的 |
基本情報 | 車種、登録番号、配備拠点、使用者 | 対象車両を特定する |
利用状況 | 利用部門、通常の使用者、主な用途 | 車両の利用実態を把握する |
車両状態 | 車検、保険、点検・整備状況 | 走行可否や利用条件を確認する |
燃料・充電 | 燃料残量、EVの充電状況 | 緊急時の走行に備える |
鍵・運転者 | 鍵の保管場所、運転可能者 | 必要時に車両を動かす |
■1.車両の基本情報・配備拠点・利用状況
車種、登録番号、配備拠点、通常の使用者や利用部門などを一覧にします。複数拠点で車両を管理している場合は、どの拠点に何台あり、通常は誰が使用しているのかを確認できるようにします。
営業車などが日中に社外へ出ている場合は、平時に管理する配備拠点や使用者と、発災時に確認する現在地を分けて考えることがポイントです。
■2.車検・保険・整備状況と燃料・充電状態
車両があっても、車検や整備の状況に問題があれば利用できません。車検期限、自動車保険、定期点検、故障や修理の状況を確認し、利用できない車両を把握します。
あわせて、燃料やEVの充電状態も確認します。災害時は給油や充電が通常どおりできない可能性もあるため、残量を把握する担当者やタイミングを決め、自社の利用実態に合った確認方法を整えておきましょう。
■3.鍵の保管場所と運転可能者
緊急時に鍵を取り出せなければ、車両は動かせません。鍵の保管場所、管理者、持ち出し方法を決め、担当者が不在でも確認できる状態にします。
また、災害時に車両を運転できる従業員も把握します。特定の社員だけを前提にせず、運転できる人が不在の場合の代替も検討しておきましょう。
災害時の車両利用ルールを平時から決めておく
災害時は限られた車両を複数の用途で必要とする可能性があります。利用目的や優先順位、判断する責任者をあらかじめ決め、道路状況や交通規制によって移動できない場合の行動も整理しておくことが重要です。
■車両を何のために使うか優先順位を決める
人員移動、物資輸送、拠点支援などが同時に必要になった場合、どの用途に車両を優先するか判断しなければなりません。BCPで優先する中核事業や人命・安全への影響を踏まえ、自社で優先順位を決めます。
「総務が必要と判断した順」など曖昧な基準ではなく、どの業務・用途を優先するのかを具体化しておくと、発災時の判断がしやすくなります。
■誰が車両利用を判断・指示するか決める
車両の発進指示や利用許可を誰が出すのか、総務部長や拠点長など、自社の体制に応じて責任者を決めておきます。責任者が被災・不在の場合に備え、第2、第3候補まで代理権限者を指定しておきましょう。各拠点が独自に判断するのか、本社で一元的に判断するのかも明確にします。
あわせて、運転者へ指示する人、車両や道路の状況を報告する人を整理します。緊急時に電話がつながらない場合などを想定し、連絡手段も複数用意しておくとよいでしょう。
■道路の寸断や渋滞を想定した行動指針を決める
災害時は、道路の損壊や冠水、渋滞、交通規制などによって予定どおり移動できない場合があります。警察庁は、首都直下地震発生時には、状況に応じて都心部への車両流入規制や一般車両の通行規制を行う計画を示しています。（参考：警察庁｜首都直下型地震発生時の交通規制計画）
そのため、「災害時は車で移動する」と決めるだけでは不十分です。走行を続ける条件や待機・退避の基準、車両を使わない場合の代替手段などを定めておきましょう。発災時は、警察や道路管理者などの最新情報を確認したうえで判断することが重要です。
道路情報を誰が確認し、誰が運転者へ伝えるのかも決めておきます。状況によっては、迂回するのではなく、安全な場所で待機したり運行を中止したりする判断も必要です。あわせて、無理に走行を続けないことや、やむを得ず車両を置いて避難する場合の対応など、二次被害を防ぐための行動指針も運転者へ共有しておきましょう。
■総務・各拠点・運転者の役割分担を決める
車両管理を総務だけで完結させるのは難しい場合があります。総務は管理項目や全社ルールを整え、各拠点は車両の状態や鍵を確認し、運転者は発災時の状況を報告するなど、役割を分けておきましょう。
複数拠点を持つ企業では、駐車場所や車両用途、災害リスクが異なることもあります。本社で一律のルールを作るだけでなく、現場の状況を踏まえて実行できる役割分担にすることが重要です。
車両管理をBCPとして機能させるための3つの運用ポイント
車両情報や利用ルールは、一度整備して終わりではありません。担当者や車両の変更を反映し、マニュアルを共有したうえで、訓練や定期確認を通じて実際に機能するか見直します。
■1.管理情報の更新タイミングと担当者を決める
車両の入れ替え、車検・保険の更新、人事異動などがあれば、管理情報も変更します。「気づいた人が更新する」運用では抜け漏れが起こりやすいため、更新する担当者とタイミングを決めておくとよいです。
定期的な確認日に加え、車両や運転者に変更があったときにも更新するなど、自社の運用に合わせてルール化しましょう。
■2.決めたルールや手順をマニュアル化・共有する
鍵の保管場所、安否確認の手順、車両利用の判断基準などを担当者の記憶だけに頼ると、その人が不在のときに対応できません。
必要な手順をマニュアルやチェックリストにまとめ、総務、各拠点、運転者が確認できる場所で共有します。変更した場合は、古い手順が残らないよう更新方法も決めておきます。
■3.訓練や定期確認を通じて管理方法を見直す
実際に災害が起きてから「連絡先が古い」「鍵の場所が分からない」と気づいても、対応が遅れるおそれがあります。安否確認や車両情報の確認、責任者への連絡などを訓練し、決めた手順で対応できるか確かめておきましょう。
中小企業庁のBCP指針でも、BCPは策定して終わりではなく、日常的に運用し、教育・訓練や見直しを続けることが重要とされています。（中小企業庁）
訓練後は、連絡に時間がかかった箇所や確認できなかった項目を記録し、台帳や連絡網、マニュアルへ反映します。見直した内容まで共有し、次の緊急時に同じ問題が起きないよう改善を重ねることが大切です。
まとめ｜人の安全を最優先し、災害時に車両を使える仕組みを平時から整えよう
BCPにおける車両管理では、まず従業員の安全を確認し、そのうえで車両や物流の状況を把握することが重要です。車両の基本情報や状態、鍵、運転可能者を整理し、利用目的や判断基準、役割分担まで平時から決めておきましょう。
車両管理を含む総務業務が、担当者の経験や個別の台帳に頼っているケースもあります。こうした場合は、業務の流れや管理方法を可視化し、誰でも同じ手順で対応できるよう標準化することが有効です。
BCPを含む総務業務の整理・運用支援なら「オフィス番」
BCPに備えた車両管理では、台帳を作るだけでなく、誰が情報を更新し、どの手順で確認・判断するかまで仕組みにする必要があります。しかし、日常業務と並行して、管理項目や役割分担、マニュアルを整備するのは容易ではありません。
レジリエントの「オフィス番」は、バックオフィス業務の可視化や業務フローの整理、マニュアル化、SaaSの選定・導入、BPOによる実務支援まで一気通貫で支援しています。総務業務の属人化や運用ルールの見直しにお悩みの場合は、お気軽にご相談ください。
